當(dāng)一個組織從零開始建立質(zhì)量管理體系,，或者推翻既有體系重建一個全新的質(zhì)量管理體系時，往往需要一個經(jīng)驗豐富的質(zhì)量管理者來確保工作順利有效,。

如下四項基本原則可以幫助質(zhì)量管理者在空白“畫布”上描繪質(zhì)量管理體系的宏偉畫卷,。

一、簡化程序

簡化程序如何使建立的質(zhì)量管理體系符合法律法規(guī)要求,？最有效的辦法是按照法律法規(guī)要求創(chuàng)建程序,，或者采用符合法律法規(guī)要求的程序。聰明的人會把盡量多的要求納入到一個程序中,。不少因程序過多而夭折的新組織,，其程序的復(fù)雜程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了法律法規(guī)的要求。

“出于一致性,、符合性,、安全性的考慮，創(chuàng)建的工作程序越多越好,?！彪m然這種想法可以理解，但是通常沒有必要,。比如,，如果公司對雇員養(yǎng)多少盆綠植、澆水頻率是多少進(jìn)行統(tǒng)計,，公司程序就走向了極端,。

對于那些創(chuàng)建了過多程序的質(zhì)量管理者，宋老師有三條建議：

第一,，識別出依照法律法規(guī)要求必須具備的程序,；

第二，識別必備程序中哪些可以歸并到一起,，比如,，完全沒必要對糾正活動（CA）和預(yù)防活動（PA）采用兩道程序，可以把兩道程序合并為“糾正和預(yù)防”（CAPA）這一道程序；

第三,，評估經(jīng)過上述步驟選出的程序,，識別哪些將真正簡化組織程序。另外,，還需要判斷這些程序是使組織雇員更加輕松了,，還是增加了他們的工作量。

除此,，質(zhì)量管理者還要遵守這樣的規(guī)則：如果必須要建立一個看似“可笑”的程序,，那就盡可能模糊處理。

比如,，要是非得建立一個澆花“標(biāo)準(zhǔn)化操作程序（SOP）”,，就不要規(guī)定什么時候澆、怎么澆,，僅僅簡化為：保持辦公室綠植不死,。買些仙人掌之類的綠植放在辦公室。要是不小心連仙人掌都養(yǎng)死了,，那就再買些絲綢布花,，最后給自己寫份糾正和預(yù)防程序（CAPA）。

二,、避免法律法規(guī)條款堆砌

法律法規(guī)通常寫得很寬泛,。盡管有詳細(xì)的解釋文件，但組織經(jīng)常忽視了對法律法規(guī)的解釋,，而簡單地將條款復(fù)制粘貼到自己的工作程序中,。在政府監(jiān)管者看來，廠商把程序文件寫成“堆砌法律法規(guī)條文”的樣子,，是出于這樣的心態(tài)：“我們不知道自己在做什么,，所以打算原封不動復(fù)制粘貼你的要求，這樣你肯定高興,?！?/p>

很多組織在建立質(zhì)量管理體系時花費了大量資源，比如從別的項目調(diào)配人員,、雇用咨詢顧問等,。也有的組織直接拿來別人的程序文件，僅僅使用文字游戲進(jìn)行了同義詞的替換,，就像不想被認(rèn)定為“剽竊”的大學(xué)生如法炮制自己的學(xué)期報告一樣,。

程序語言的簡化是實施一致性的**戰(zhàn)略。如果你所在組織的SOP沒有清楚指出如何實施工作任務(wù),，那就需要重新編寫SOP,。SOP無需通過堆砌法律法規(guī)條文來給合作伙伴,、管理高層和審核員留下深刻印象，它必須是與法律法規(guī)要求相一致,、簡單易懂,、一步接一步的程序。

三,、突破質(zhì)量屬于縮寫困境

質(zhì)量術(shù)語的宣貫和理解是非常麻煩的事情,。一個好的辦法是，為每位員工提供一份包括術(shù)語準(zhǔn)確釋義的縮寫詞備忘單放在他們的辦公桌上,，以便隨時查看,。這個工作程序固然好，但如果新員工需要頻繁查找某個縮寫的釋義,，那么**簡化一下程序,，刪除這個拗口的縮寫。

四,、文件流轉(zhuǎn)“加速度”

想象一下這樣的情形：你花費了數(shù)周建立起了一套CAPA程序,，在你眼里,，它不止完美,，簡直是一件藝術(shù)品。你填好文件變更控制表,，把打印的文件送入審核批準(zhǔn)程序,。

你相信在這套審批流程中，運營經(jīng)理會把你的文件及時送給監(jiān)管經(jīng)理,，再送給工程經(jīng)理,。可兩周過去了,，音訊皆無,，最后你發(fā)現(xiàn)，文件依然還在運營經(jīng)理桌上,，被壓在一堆其他文件下面,。你意識到，為了加快獲得批準(zhǔn),，你需要挨個跑部門盯流程,。

對于擁有眾多分支的大型組織，使用一套強(qiáng)大的電子文檔管理系統(tǒng)是簡化流程最有效的辦法,。工作的所有需求都能在這套操作性很強(qiáng)的系統(tǒng)中實現(xiàn)——生成審批郵件,、監(jiān)控流程關(guān)鍵點、找出差距等,。人們再也不需要去尋找可笑的紙質(zhì)文件,。建設(shè)一套電子文檔管理系統(tǒng)雖然非常昂貴,，但是，從長遠(yuǎn)看,，為了高效,、省時，投資這樣的系統(tǒng)無疑是值得的,。

然而,，即使組織可承擔(dān)巨額投資，盲目投資建電子文檔管理系統(tǒng)同樣不可取,。比如,，在一個以盡快建立實施質(zhì)量管理體系為目標(biāo)，且文件審批人員集中在一起辦公的組織,，無紙化辦公就不實用,。當(dāng)組織首次建立質(zhì)量管理體系時，并不是越強(qiáng)大,、越快,、越耀眼的電子系統(tǒng)就越合適。不考慮實際情況,，盲目建立的電子文檔管理系統(tǒng)帶來的麻煩比獲得的增值更多,。要根據(jù)組織的規(guī)模、對電子文檔管理系統(tǒng)的預(yù)期來確定,。

在急急忙忙建立體系和程序之前,，質(zhì)量管理者理應(yīng)該問一下自己：審核員將怎么看這套體系，他們能理解嗎,？審核員要經(jīng)過多少道程序才能驗證系統(tǒng)的符合性,？如果體系運行一年之后失敗了怎么辦？

不急于行動,，多問幾個為什么,，堅持以簡單的方式做事，就能簡化工作程序,，創(chuàng)建更好的工作流程,。而關(guān)注如上四項基本原則會幫助大家做好搭建質(zhì)量管理體系的第一步。