一,、質(zhì)量管理體系文件類型 質(zhì)量管理體系文件主要有五種類型：質(zhì)量方針和目標(biāo),、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件,、工作文件和質(zhì)量記錄
1,、質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)
質(zhì)量方針是由公司的最高管理者正式發(fā)布的該組織總的質(zhì)量宗旨和方向。質(zhì)量目標(biāo)是指在質(zhì)量方面所追求的目的,。
質(zhì)量方針應(yīng)與組織的總方針相一致,，并為制定質(zhì)量目標(biāo)提供框架，質(zhì)量目標(biāo)通常依據(jù)質(zhì)量方針制定,，質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)均應(yīng)形成文件并頒布實(shí)施,。
2、質(zhì)量手冊(cè)
質(zhì)量手冊(cè)是闡明一個(gè)公司的質(zhì)量方針,，并描述其質(zhì)量管理體系的綱領(lǐng)性文件,。
質(zhì)量手冊(cè)必要覆蓋標(biāo)準(zhǔn)要求，即對(duì)每一個(gè)條款都作出公司如何遵循的描述,。
3,、程序文件
程序文件是指把為完成某項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)而規(guī)定的順序、內(nèi)容和方法寫成書面材料并正式頒布而形成的文件,，是質(zhì)量手冊(cè)的支持性文件,。
一般來(lái)說(shuō)，質(zhì)量手冊(cè)對(duì)質(zhì)量管理體系的描述是綱領(lǐng)性,、原則性的,，不涉及工作上的具體細(xì)節(jié)，而程序文件則要細(xì)致得多,，是直接針對(duì)某個(gè)部門的,，是各部門質(zhì)量活動(dòng)的具體要求，不僅要說(shuō)明應(yīng)該做什么,，還應(yīng)提出怎樣做,，由誰(shuí)做,，如何控制和記錄，產(chǎn)生什么報(bào)告或文件等要求,。
程序文件的內(nèi)容必須同質(zhì)量手冊(cè)的規(guī)定要求相一致,，同時(shí)應(yīng)簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確,，具有很強(qiáng)的可操作性要求,。
4、工作文件
工作文件是針對(duì)個(gè)人或崗位編制最具體的操作性文件,，包括作業(yè)指導(dǎo)書,、崗位責(zé)任書、檢驗(yàn)指導(dǎo)書等,，都是針對(duì)操作者或崗位編制的,。
（1）作業(yè)指導(dǎo)書：是操作工藝規(guī)程的細(xì)化,，對(duì)各道工序各項(xiàng)作業(yè)為操作者提供最詳細(xì)的指導(dǎo),。
（2）崗位責(zé)任書：是闡明各個(gè)崗位的目的要求，工作內(nèi)容和范圍,，責(zé)任和權(quán)力,，工作步驟與方法。
（3）檢驗(yàn)指導(dǎo)書：是具體指導(dǎo)檢驗(yàn)員如何抽樣,，如何判定產(chǎn)品的合格與不合格等,。
5、質(zhì)量記錄
質(zhì)量記錄是為已完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果,，提供客觀證據(jù)的文件,。
質(zhì)量記錄記載了質(zhì)量管理體系運(yùn)行過(guò)程，便于查找問(wèn)題的出處及責(zé)任者,，分析出現(xiàn)問(wèn)題的原則,，為質(zhì)量改進(jìn)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
因此,，質(zhì)量記錄是基礎(chǔ)性,、鑒證性的質(zhì)量文件，要保證其客觀真實(shí),，也要注意及時(shí)整理歸檔,，便于查閱，并要保留一定時(shí)間（至少有3個(gè)月以上記錄）,。
二,、質(zhì)量管理體系文件的層次結(jié)構(gòu) 質(zhì)量管理體系五個(gè)文件的性質(zhì)、使用對(duì)象,、作用是不同的,。第一層次質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo),，是總的方向和目的。第二層次為質(zhì)量手冊(cè),，是綱領(lǐng)性文件,。第三層是程序文件，是針對(duì)各個(gè)職能部門的,，是質(zhì)量手冊(cè)的支持性文件,，同時(shí)又受到工作文件的支持，起到承上啟下的作用,。同時(shí),，各部門間的橫向聯(lián)系和接口，主要也是在程序文件中予以規(guī)定,。所以,，程序文件又具有橫向協(xié)調(diào)的作用。在質(zhì)量管理體系文件中,，程序文件編制的工作量較大,，也較容易出問(wèn)題，編得好對(duì)提高企業(yè)管理水平作用顯著,。第四層次為工作文件,，都是對(duì)具體工作的指導(dǎo)或規(guī)定。這類文件數(shù)目最多,，是最基礎(chǔ)的文件,。第五層次為質(zhì)量記錄，是全公司各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)的結(jié)果形成質(zhì)量記錄,。三,、質(zhì)量管理體系文件的編寫總體要求
1、整體性
必須注意所有文件是一個(gè)有機(jī)整體,，應(yīng)注意整體,，不能因?yàn)槟硞€(gè)局部或部門的優(yōu)化而破壞整體的功能。
2,、層次性各類文件的地位,、作用是不同的，處于不同的層次上,。每類文件除了重視各層次間的銜接外,，主要是解決本層次的問(wèn)題。比如,，質(zhì)量手冊(cè)是處于最高層次的綱領(lǐng)性文件,，不涉及純技術(shù)性的細(xì)節(jié)；工作文件則是最基礎(chǔ)的操作性文件,，要求對(duì)各項(xiàng)作業(yè)給予盡可能詳細(xì)的指導(dǎo),，而不需要原則性,、概括性的闡述。
3,、系統(tǒng)性質(zhì)量管理體系文件應(yīng)根據(jù)一個(gè)公司實(shí)際質(zhì)量管理體系的系統(tǒng)特征,，各要素之間相互作用、相互依賴關(guān)系來(lái)描述該質(zhì)量管理體系和規(guī)范各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng),。要充分考慮文件本身及相互之間的內(nèi)在聯(lián)系,，各要素、各程序,、各活動(dòng)之間均應(yīng)有序銜接,，相輔相成，不能相互脫節(jié)或相互矛盾,。
4,、法規(guī)性質(zhì)量管理體系文件是一個(gè)公司實(shí)施質(zhì)量管理，開展質(zhì)量保證活動(dòng)的法規(guī)或行為準(zhǔn)則,。因此,，質(zhì)量管理體系文件要經(jīng)過(guò)一定的批準(zhǔn)程序，正式頒布實(shí)施,。對(duì)公司內(nèi)部而言,，質(zhì)量管理體系文件不是指導(dǎo)性文件,，而是必須執(zhí)行的指令性文件,。
5、受控性除了部分贈(zèng)送給顧客或其他有關(guān)單位的質(zhì)量手冊(cè)外,，各類質(zhì)量管理體系文件均是受控的,。就是各類文件的發(fā)放、修改,、作廢等均要履行嚴(yán)格的手續(xù),，保證現(xiàn)場(chǎng)使用的都是現(xiàn)行有效的文件。這一點(diǎn)非常重要,，如果文件控制不嚴(yán)格,，那么文件化的質(zhì)量管理體系很容易流于形式，導(dǎo)致失敗,。
四,、編寫文件的指導(dǎo)思想
1、質(zhì)量第一,、顧客至上的思想質(zhì)量第一,、顧客至上，不是空洞的口號(hào),，應(yīng)成為公司服務(wù)的宗旨,。質(zhì)量管理體系文件中應(yīng)處處體現(xiàn)這一思想,，通過(guò)質(zhì)量手冊(cè)、工作程序,、作業(yè)指導(dǎo)書,、質(zhì)量記錄等，把這一思想落到實(shí)處,。如果指導(dǎo)思想不端正,，僅僅為應(yīng)付檢查、審核不可能編出好的質(zhì)量管理體系文件的,。
2,、實(shí)用有效的思想編寫質(zhì)量管理體系文件，不僅要考慮標(biāo)準(zhǔn)要求,，更要考慮公司的實(shí)際情況,，所寫的一定是公司經(jīng)過(guò)努力能夠做到和行之有效的。脫離公司實(shí)際,，隨著唱高調(diào),，最后必然無(wú)法實(shí)施，整個(gè)文件系統(tǒng)也就沒(méi)有任何價(jià)值,。
3,、不斷改進(jìn)的思想質(zhì)量管理體系文件具有相對(duì)穩(wěn)定性，但不是一成不變的,。隨著公司經(jīng)營(yíng)外部環(huán)境及內(nèi)部條件的變化,，質(zhì)量管理體系文件應(yīng)有一定的適應(yīng)能力，因而具有一定的動(dòng)態(tài)性,。處理好穩(wěn)定性和動(dòng)態(tài)性的關(guān)系,，保證適宜性，是確保質(zhì)量管理體系有效性的關(guān)鍵,。例如,，質(zhì)量手冊(cè)要采用活頁(yè)裝訂，制定文件修改程序,，注明版本號(hào)等,，主是為了便于修改。通過(guò)定期內(nèi)部審核等,，找出現(xiàn)行文件的不足,，不斷以體系文件進(jìn)行改進(jìn)，保證其先進(jìn)性和適用性,。
4,、目的明確要編好質(zhì)量管理體系文件，一定要有一個(gè)明確的目的,。目的是在企業(yè)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理,，提升公司管理水平和能力,，從而提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。因此在評(píng)審時(shí)不僅要看體系文件是否符合標(biāo)準(zhǔn),，更要看文件是否已經(jīng)實(shí)施,、實(shí)施的證據(jù)、實(shí)施的效果,。只是為“符合”標(biāo)準(zhǔn)而拼湊的東西,，是不能產(chǎn)生任何實(shí)施價(jià)值和用途的。
5,、領(lǐng)導(dǎo)重視既然質(zhì)量管理體系文件的編寫是公司的一項(xiàng)重要的“立法”工作,，涉及到公司的方方面面，若沒(méi)有主要領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,，是肯定做不到的,。一定要讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到，若該項(xiàng)工作流于形式,，以后糾正將是十分困難,，可以說(shuō)是后患無(wú)窮。因此,，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)直接抓該項(xiàng)工作,。若領(lǐng)導(dǎo)尚未認(rèn)識(shí)清楚，就不要急著做,，一旦做了,，事實(shí)上就要做好。
6,、組織落實(shí)為編寫好質(zhì)量管理體系文件,，要有相應(yīng)的組織,。通常建立兩個(gè)小組,，一個(gè)是質(zhì)量管理體系文件編寫領(lǐng)導(dǎo)小組，主要負(fù)責(zé)編寫原則的確定,、編寫人員的選擇,，以及質(zhì)量管理體系文件的初審和終審。另一個(gè)是質(zhì)量管理體系文件編寫小組,，負(fù)責(zé)具體的文件編寫工作,。一般主要由公司質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)，另外從各個(gè)職能部門各抽出一個(gè)人員,，組成編寫小組,。對(duì)編寫小組成員要經(jīng)過(guò)挑選，要求對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé),，對(duì)公司情況熟悉,，具有較強(qiáng)的文字能力,。
7、資源保證對(duì)于質(zhì)量管理體系文件編寫所需的必要辦公條件要給予保證,。包括調(diào)查研究,、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、資料搜集,、電腦排印等所需要費(fèi)用以及時(shí)間保證,。尤其是各部門抽調(diào)到編寫組的人員，應(yīng)該在一定時(shí)間內(nèi)脫離或半脫離原有工作或給一定的時(shí)間保證,。五,、質(zhì)量管理體系文件編寫基本程序1、培訓(xùn)學(xué)習(xí),，理解標(biāo)準(zhǔn)2,、資料調(diào)研及公司實(shí)際情況調(diào)查3、擬訂計(jì)劃,，分工編寫4,、統(tǒng)一匯總，完成草案5,、審核草案,，試點(diǎn)運(yùn)行6、跟蹤運(yùn)行結(jié)果,，形成正式文件7,、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，正式運(yùn)行六,、質(zhì)量手冊(cè)編寫要求
（一）概述1,、封面：包括文件編號(hào)、手冊(cè)名稱,、公司名稱,、發(fā)布實(shí)施日期等（請(qǐng)注意所有文件中時(shí)間前后一致，至少要有3個(gè)月以上的記錄）2,、批準(zhǔn)頁(yè)：總經(jīng)理簽字發(fā)布,，包括質(zhì)量手冊(cè)的重要性和各部門實(shí)施要求，以及何年何月何日起實(shí)施,。3,、目錄：各章節(jié)的題目和頁(yè)碼。4,、前言：企業(yè)基本情況,，如公司名稱（工商登記證的全稱）、地址、規(guī)模,、通訊方式,、發(fā)展概況、所獲榮譽(yù)等,。5,、質(zhì)量手冊(cè)的管理：說(shuō)明質(zhì)量手冊(cè)是由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)編制，誰(shuí)負(fù)責(zé)審批,、更改,、發(fā)放、保管,、作廢等如何控制,。6、術(shù)語(yǔ)和縮寫：關(guān)于質(zhì)量管理方面的術(shù)語(yǔ),，應(yīng)采用ISO9000:2000《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》中的定義,。
（二）正文1、組織機(jī)構(gòu)先畫組織結(jié)構(gòu)圖,，再明確機(jī)構(gòu)設(shè)置及各部門的職責(zé),、職權(quán)。（一定要與實(shí)際相符,，實(shí)際有多少部門就寫多少個(gè)部門,，中層以上部門即可）2、質(zhì)量職能以職能分工表的形式,，將各質(zhì)量管理體系要求分配到各個(gè)部門,。即每一項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)確定負(fù)責(zé)部門和配合部門，明確職責(zé),，避免無(wú)人負(fù)責(zé)和相互推諉,。3、質(zhì)量管理體系要求這是正文中主要的部分,。要對(duì)所依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的各條要求,，就如何進(jìn)行管理和控制一一予以闡述，手冊(cè)中各項(xiàng)內(nèi)容的先后順序盡可能與標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容順序一致,，以便對(duì)照,。編制手冊(cè)時(shí)必須注意覆蓋標(biāo)準(zhǔn)要求，不能隨意取舍又不加任何說(shuō)明,。
（三）補(bǔ)充部分包括附錄和附加說(shuō)明。附錄部分在于補(bǔ)充說(shuō)明正文的內(nèi)容,。如組織結(jié)構(gòu)圖,、質(zhì)量職能展開表以及質(zhì)量手冊(cè)涉及的其他圖表等。附加說(shuō)明一般包括：質(zhì)量手冊(cè)的起草單位,、起草人等需要說(shuō)明的事項(xiàng),。
