以下是妥善保存 ISO9001 認(rèn)證審核資料的方法：

一,、建立專(zhuān)門(mén)的文件管理系統(tǒng)

設(shè)立文件存儲(chǔ)區(qū)域

安排專(zhuān)門(mén)的房間或柜子作為文件存儲(chǔ)區(qū)域,，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全、干燥,、通風(fēng)良好,，遠(yuǎn)離火源、水源和易受損區(qū)域,。

可以使用防火,、防潮的文件柜或存儲(chǔ)箱，對(duì)重要文件進(jìn)行分類(lèi)存放,。

制定文件編號(hào)和分類(lèi)體系

為審核資料制定統(tǒng)一的文件編號(hào)規(guī)則,，便于快速查找和識(shí)別。例如,，可以按照部門(mén),、文件類(lèi)型、時(shí)間順序等進(jìn)行編號(hào),。

建立分類(lèi)體系,，將審核資料分為質(zhì)量手冊(cè),、程序文件,、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、記錄表單等不同類(lèi)別,，分別存放,。

使用文件管理軟件

考慮使用專(zhuān)業(yè)的文件管理軟件，對(duì)審核資料進(jìn)行數(shù)字化管理,。軟件可以幫助實(shí)現(xiàn)文件的存儲(chǔ),、檢索、版本控制等功能,，提高文件管理的效率和準(zhǔn)確性,。

確保軟件具有備份和恢復(fù)功能，以防止數(shù)據(jù)丟失,。

二,、明確文件保管責(zé)任

指定文件管理員

企業(yè)應(yīng)指定專(zhuān)門(mén)的文件管理員，負(fù)責(zé)審核資料的保管,、整理和更新工作,。文件管理員應(yīng)具備一定的文件管理知識(shí)和技能,，熟悉 ISO9001 認(rèn)證要求。

明確文件管理員的職責(zé)和權(quán)限,，確保其能夠認(rèn)真履行文件保管責(zé)任,。

培訓(xùn)相關(guān)人員

對(duì)涉及審核資料使用和保管的人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解文件管理的重要性和方法,。培訓(xùn)內(nèi)容包括文件的分類(lèi),、編號(hào)、存儲(chǔ),、檢索,、借閱等方面的知識(shí)。

強(qiáng)調(diào)文件的保密性和安全性,，要求相關(guān)人員不得隨意泄露或損壞審核資料,。

三、實(shí)施文件控制措施

版本控制

對(duì)審核資料進(jìn)行版本控制,，確保使用的文件是最新有效的版本,。每次文件修訂后，應(yīng)及時(shí)更新版本號(hào),，并記錄修訂內(nèi)容和時(shí)間。

可以使用文件管理軟件或手動(dòng)記錄的方式進(jìn)行版本控制,，確保文件的可追溯性,。

借閱管理

建立文件借閱制度，明確借閱流程和審批權(quán)限,。借閱人應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表,，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱文件,。

借閱期限應(yīng)明確規(guī)定,，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件。文件管理員應(yīng)定期檢查借閱情況,，確保文件的安全和完整,。

定期審查和更新

定期對(duì)審核資料進(jìn)行審查，檢查文件的有效性和適用性,。如發(fā)現(xiàn)文件與實(shí)際情況不符或已過(guò)期,，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂和更新。

審查和更新工作可以由文件管理員或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組織進(jìn)行,，確保審核資料始終符合 ISO9001 認(rèn)證要求,。

四、確保文件的安全性和保密性

備份文件

定期對(duì)審核資料進(jìn)行備份,，防止因意外情況導(dǎo)致文件丟失,?？梢允褂猛獠看鎯?chǔ)設(shè)備（如硬盤(pán)、U 盤(pán)）,、云存儲(chǔ)等方式進(jìn)行備份,。

備份文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全的地方，并定期進(jìn)行檢查和更新,。

限制訪問(wèn)權(quán)限

根據(jù)文件的重要性和保密性,，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)敏感文件,，如質(zhì)量手冊(cè),、程序文件等。

可以使用密碼保護(hù),、訪問(wèn)控制列表等技術(shù)手段,，限制文件的訪問(wèn)權(quán)限。

防止文件損壞和丟失

采取措施防止文件損壞和丟失,，如避免文件受潮,、受熱、受陽(yáng)光直射等,。在文件存儲(chǔ)和使用過(guò)程中,，要輕拿輕放，避免折疊,、劃傷等,。

如發(fā)現(xiàn)文件損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充,。

***妥善保存 ISO9001 認(rèn)證審核資料需要企業(yè)建立專(zhuān)門(mén)的文件管理系統(tǒng),，明確文件保管責(zé)任，實(shí)施文件控制措施,，確保文件的安全性和保密性,。只有這樣，才能保證審核資料的完整,、準(zhǔn)確,、有效，為企業(yè)的質(zhì)量管理體系運(yùn)行提供有力支持,。